Protección de datos

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento VALORES BANCOLOMBIA S.A. está plenamente comprometida y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales del GRUPO BANCOLOMBIA.

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

• Ley Estatutaria 1266 de 2008

• Ley 2157 de 2021

• Ley 1273 de 2009

• Ley Estatutaria 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

• Decreto 886 de 2014

• Decreto 1074 de 2015

• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

VALORES BANCOLOMBIA S.A., responsable desde su actuar y guiada por su cultura y valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

VALORES BANCOLOMBIA S.A., como responsable del tratamiento, velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

Sin perjuicio del cumplimiento del deber de reserva bursátil y de las obligaciones que en virtud de la Ley 1266 de 2008 le corresponden a VALORES BANCOLOMBIA S.A, en su calidad de sociedad comisionista de bolsa de valores, en esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos.

El tratamiento que se realice por parte de VALORES BANCOLOMBIA S.A. se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas, siempre que no hayan sido revocadas.

Así mismo, VALORES BANCOLOMBIA S.A. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.

Se entenderán que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, BANCOLOMBIA S.A., VALORES BANCOLOMBIA S.A., FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. Y CORPORACIÓN BANCA DE INVERSIÓN BANCOLOMBIA S.A. y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, el listado de estas entidades puede ser consultado aqui

La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales VALORES BANCOLOMBIA S.A. realiza tratamiento de información personal.

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de VALORES BANCOLOMBIA S.A.

• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

• Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para VALORES BANCOLOMBIA S.A. serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por VALORES BANCOLOMBIA S.A., ya sea directa o indirectamente.

• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

VALORES BANCOLOMBIA S.A. se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: VALORES BANCOLOMBIA S.A. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular al momento de obtener su autorización.

• Principio de libertad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.

• Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En VALORES BANCOLOMBIA S.A. está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: VALORES BANCOLOMBIA S.A. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas determinadas o determinables, autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, VALORES BANCOLOMBIA S.A. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

• Principio de seguridad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

VALORES BANCOLOMBIA S.A. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, VALORES BANCOLOMBIA S.A. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La autorización que le otorgan los titulares de la información a VALORES BANCOLOMBIA S.A. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VIII de finalidades).

VALORES BANCOLOMBIA S.A. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Conozca aquí la autorización para el tratamiento de información personal que firman nuestros clientes.

Así mismo, en VALORES BANCOLOMBIA S.A. cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

a. Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, VALORES BANCOLOMBIA S.A. informará al titular de los datos lo siguiente:

• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento, salvo que los datos sensibles sean requeridos para la prestación del servicio, lo cual se le informará al titular de forma previa a la entrega de su consentimiento (por ejemplo; la huella dactilar)

• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.

• Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.

• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

b. Datos de niños, niñas y adolescentes.

VALORES BANCOLOMBIA S.A. se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, VALORES BANCOLOMBIA S.A. actuará de conformidad con lo siguiente:

• Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.

• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes sin perjuicio que la prestación de servicios pueda estar sujeta a la autorización.

• Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

VALORES BANCOLOMBIA S.A. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Las siguientes son las principales finalidades con las que VALORES BANCOLOMBIA S.A. realiza el tratamiento de la información personal:

Clientes y/o usuarios

• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios.

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.

• Conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio del cliente y el cumplimiento de sus obligaciones legales.

• Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.

• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.

• Recibir información por parte del GRUPO BANCOLOMBIA respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;

• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.

• Realizar una adecuada prestación, ejecución y administración de los servicios y operaciones del mercado de valores, incluyendo la gestión de cobranza.

• Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.

• Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.

• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.

• Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA, con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado de valores y/o financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.

• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.

• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.

• Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el GRUPO BANCOLOMBIA.

• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.

• La gestión, ejecución y administración de los negocios y/o productos implicará el tratamiento de datos personales por parte de VALORES BANCOLOMBIA, con el fin de dar cumplimiento a los encargos conferidos por ley o de forma contractual. El tratamiento de la información personal está sujeto a que VALORES BANCOLOMBIA realizará el tratamiento de los datos personales cuando sea intermediario o contraparte en las operaciones, negocios y/o transacciones que se le encarguen por sus clientes o contrapartes.

• Realizar las validaciones y procesos establecidos en la ley y/o en el acuerdo o contrato suscrito, los cuales pueden requerir que se comparta información con otras entidades del GRUPO BANCOLOMBIA, la Bolsa de Valores de Colombia (BVC) u otras bolsas de valores, el Depósito Centralizado de Valores de Colombia (DECEVAL) u otros depósitos de valores, a los emisores, al Representante Legal de Tenedores de Bonos (RLTB), Administradores de Sistemas de Negociación y Registro, a los proveedores de precios, a los organismos de autorregulación, los depósitos de valores, entidades que custodian valores, contrapartes, cámaras de riesgos de divisas, emisores y demás proveedores de infraestructura del mercado de valores y divisas, para que recopilen, administren, intercambien información entre ellos y la pongan en circulación en el mercado de valores y divisas.

Proveedores y aliados

• La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con VALORES BANCOLOMBIA S.A. que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización.

• Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.

• Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de VALORES BANCOLOMBIA S.A.

• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.

• Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de VALORES BANCOLOMBIA S.A.

• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.

• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes y colaboradores

La información que VALORES BANCOLOMBIA S.A. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con estos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Resaltamos las siguientes:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.

• Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.

• Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.

• Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por VALORES BANCOLOMBIA S.A.

• Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma.

Tratándose de excolaboradores, VALORES BANCOLOMBIA S.A. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación llegaron a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

Accionistas

La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por VALORES BANCOLOMBIA S.A. y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.

• Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.

• Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.

• Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

• El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.

Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

• Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing que labora al servicio del GRUPO BANCOLOMBIA y de los visitantes que ingresen a los edificios de Dirección General o demás instalaciones de la organización.

• Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas de Dirección General.

• Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.

VALORES BANCOLOMBIA S.A. les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de VALORES BANCOLOMBIA S.A., se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por VALORES BANCOLOMBIA S.A. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.